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Archivos de adopción
Una vez que se ha completado la adopción de un niño nacido en Illinois, presente una copia certificada del certificado de adopción o del decreto de adopción. Si la adopción está ocurriendo en otro estado, usted puede presentar una copia certificada del decreto de adopción o el certificado de adopción de ese estado. Este certificado o decreto de adopción debe incluir lo siguiente:
Si el certificado de adopción o decreto de adopción no incluye todos estos datos, usted deberá enviar un documento separado y ofrecer todo dato no encontrado en el certificado o decreto de adopción antes de que se pueda preparar el archivo enmendado. Si la madre biológica será también la madre después de la adopción, los datos de su acta de nacimiento original se transferirán al nuevo archivo de nacimiento. Estos datos incluyen su nombre, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento y dirección. El arancel de $15 incluye una copia certificada del archivo de nacimiento. Si se piden copias adicionales del mismo archivo en ese momento, se cobra $2 más por cada copia. Las adopciones son cerradas en el estado de Illinois. Por lo tanto, una vez que se completa una adopción, el acta de nacimiento original que contiene los nombres de los padres biológicos y el decreto de adopción o certificado de adopción se guardan en un archivo sellado. Para abrir el archivo se requiere una copia certificada de una orden emitida por el mismo tribunal o corte que decretó la adopción originalmente. Se necesita que la orden del tribunal ordene al Departamento de Salud Pública de Illinois que abra el archivo sellado de la adopción. La orden del tribunal o corte debe especificar qué debe copiarse, cuántas copias deben hacerse y a quién deben enviarse dichas copias. Por este servicio no se cobra ningún arancel. Para localizar un archivo de nacimiento, el personal necesita saber lo siguiente:
Para poder volver a registrar el archivo original del nacimiento como el acta de nacimiento legal de una persona, se requiere una copia certificada de una orden emitida por un tribunal o corte invalidando la adopción. La orden debe ser emitida por el mismo tribunal o corte que decretó originalmente la adopción. También debe instruir al Departamento de Salud Pública de Illinois a que invalide la adopción y que devuelva al registro el archivo original del nacimiento. Para localizar el archivo de nacimiento, el personal necesita saber lo siguiente:
Por favor recuerde: El tiempo de procesamiento para archivos enmendados por adopción, que contienen el arancel apropiado y toda la información necesaria, es entre 6 y 12 semanas a partir de la fecha de recibo del pedido. La oficina de adopciones está disponible para contestar preguntas por llamada telefónica los días lunes, miércoles y viernes de 8:30 a.m. a 4:00 p.m. llamando al 217-782-6554. Los martes y jueves se dedican al procesamiento de pedidos. La oficina de adopciones está abierta para los clientes de lunes a viernes de 10 a.m. a 3 p.m. en 605 West Jefferson Street, en Springfield.
La División del Registro Civil solamente puede verificar si se ha recibido el arancel y si se ha emitido un archivo nuevo de nacimiento. El Registro de Adopciones de Illinois e Intercambio de Datos Médicos de Illinois (IARMIE) puede serle de ayuda para obtener otros datos.
A veces el tribunal o corte junta certificados de adopción en lotes y los envía todos juntos a la División del Registro Civil del Departamento de Salud Pública de Illinois hacia el fin del mes. Por lo tanto, el procesamiento de un pedido de acta de nacimiento de un niño puede tardar entre dos o tres semanas adicionales.
Se puede obtener el acta de nacimiento de la División del Registro Civil del Departamento de Salud Pública de Illinois o del funcionario del condado (county clerk en inglés) en el condado donde ocurrió el nacimiento (lista de sitios de Internet de oficinas de registro civil de los condados y direcciones postales de funcionarios del condado – en inglés); sin embargo, el Index Department (Departamento de Índice) del Secretario de Estado de Illinois emite la apostilla. Esta es una certificación específica de autenticidad que requieren ciertos países para verificar la legitimidad de un documento. Es necesario enviar el acta de nacimiento al Index Department para establecer su autenticidad. Para información sobre los aranceles y procedimientos para obtener una apostilla, vaya al sitio de Internet del Secretario de Estado de Illinois (en inglés) o llame al 800-252-8980. Como servicio a los clientes, el personal de la División del Registro Civil enviará las actas de nacimiento solicitadas al Departamento de Salud Pública de Illinois directamente a la oficina del Secretario de Estado de Illinois para que esta le adjunta la apostilla, solamente SI usted presenta los datos necesarios para procesar el pedido (sitio de Internet del Secretario de Estado de Illinois) Y si usted incluye UN CHEQUE SEPARADO DESTINADO AL “SECRETARY OF STATE” para el arancel requerido para la apostilla. Si Ud. no envía un cheque separado, solamente se procesará su pedido para obtener un acta de nacimiento. Ud. entonces tendrá que enviar el certificado directamente a la oficina del Secretario de Estado de Illinois para obtener la apostilla. NOTA: El procedimiento de autenticidad es necesario para el archivo del nacimiento del padre o la madre adoptiva. Esto NO se aplica al acta de nacimiento del niño nacido en el extranjero.
Si Ud. es residente de Illinois y ha adoptado a un niño nacido en el extranjero, presente los siguientes documentos:
Por cada archivo de nacimiento extranjero se cobra un arancel de $5. Por favor recuerde: El tiempo de procesamiento para archivos enmendados por adopción, que contienen el arancel apropiado y toda la información necesaria, es entre 6 y 12 semanas a partir de la fecha de recibo del pedido. La oficina de adopciones está disponible para contestar preguntas por llamada telefónica los días lunes, miércoles y viernes de 8:30 a.m. a 4:00 p.m. llamando al 217-782-6554. Los martes y jueves se dedican al procesamiento de pedidos. La oficina de adopciones está abierta para los clientes de lunes a viernes de 10 a.m. a 3 p.m. en 605 West Jefferson Street, en Springfield. La ley de Illinois permite la re-adopción en Illinois de un niño nacido en el extranjero, aunque no la requiere. Si se vuelve a adoptar en Illinois a un niño nacido en el extranjero, Ud. necesitará presentar una copia certificada del Certificado de Adopción de Illinois. Como evidencia de la fecha y el lugar de nacimiento del niño, también se debe presentar el acta de nacimiento original del niño o una copia certificada, cita extraída o traducción de la misma, u otro documento esencialmente equivalente (los archivos del Servicio de Inmigración y Naturalización de EE.UU. [INS por sus siglas en inglés] o del Departamento de Estado de EE.UU.). Si Ud. decide no re-adoptar en los tribunales o cortes de Illinois, nuestra oficina puede expedir y archivar un Administrative Record of Foreign Birth (Registro Administrativo de Nacimiento Extranjero) siempre que recibamos toda la documentación requerida. Esta consta de cuatro documentos específicos: “(1) evidencia de la fecha y el lugar de nacimiento del niño, incluyendo el país donde nació y, si es posible, la ciudad y la provincia de su nacimiento, según el acta de nacimiento original o una copia certificada, cita extraída o traducción de la misma, u otro documento esencialmente equivalente (los archivos del Servicio de Inmigración y Naturalización de EE.UU. o del Departamento de Estado de EE.UU. se consideran como esencialmente equivalentes); (2) una copia certificada, cita extraída o traducción del decreto de adopción u otro documento esencialmente equivalente (los archivos del Servicio de Inmigración y Naturalización de EE.UU. o del Departamento de Estado de EE.UU. se consideran como esencialmente equivalentes); (3) una copia de la visa IR-3; y (4) el nombre y la dirección de la agencia de adopción que manejó los trámites de la adopción.” Tenga en cuenta que el Registro Administrativo de Nacimiento Extranjero presentará en la primera página del registro una lista de los cuatro documentos requeridos y estos formarán parte del registro certificable. Si Ud. no desea que dicha información se presente como parte de la copia certificable del registro, Ud. necesitará volver a adoptar al niño en los tribunales o cortes de Illinois. Si el solicitante no puede proveer toda la antedicha información según la ley, se requerirá la re-adopción en Illinois antes de que nuestra oficina pueda emitir un Registro de Nacimiento Extranjero. Para información adicional sobre las adopciones internacionales, sugerimos que Ud. visite la página de adopciones internacionales del sitio de Internet del Departamento de Estado de EE.UU.
La ley Child Citizenship Act of 2000 (Ley de Ciudadanía Infantil del año 2000), la cual entró en vigencia el 27 de febrero de 2001, simplifica el proceso por el que los niños nacidos en el extranjero y adoptados por padres que son ciudadanos de los Estados Unidos puedan hacerse ciudadanos de los EE.UU. en caso de que no hubieran adquirido la ciudadanía al nacimiento. La Ley de Ciudadanía Infantil, la cual se aplica a los hijos tanto adoptados como biológicos de ciudadanos de los EE.UU., enmienda la ley Immigration and Nationality Act (Ley de Inmigración y Nacionalidad) para proveer la adquisición automática de la ciudadanía de los EE.UU. cuando se cumplen ciertas condiciones. Pulse aquí para hallar más información sobre la Ley de Ciudadanía Infantil. (en inglés) Registro de Adopciones e Intercambio de Datos Médicos de Illinois (IARMIE)
IARMIE fue establecido por la ley Adoption Act (750 ILCS 50) y provee un medio para que ciertos individuos partícipes en una adopción en Illinois localicen a otras personas involucradas en tal adopción. Personas que fueron adoptadas o entregadas para la adopción, sus padres biológicos, hermanos biológicos que no fueron entregados para adopción, padres adoptivos, tutores legales, hermanos de los padres biológicos difuntos, hijos adultos de personas difuntas adoptadas o entregadas y cónyuges de personas adoptadas con un hijo menor de edad pueden inscribirse y dar su consentimiento para intercambiar datos con otras personas involucradas en la adopción. Si todo se lleva a cabo en armonía con la ley, los datos pueden intercambiarse sin la necesidad de una orden de un tribunal o corte.
La información que puede intercambiarse incluye el nombre y la última dirección conocida, una copia del formulario de solicitud del IARMIE, una copia del acta de nacimiento original, datos médicos y cualquier declaración escrita y fotografías que se hayan presentado.
En el caso de un padre biológico que no desea divulgar su información – Antes del 1° de enero de 2011, usted puede inscribirse en IARMIE y completar el formulario de Negación del Intercambio de Datos. Esto asegurará que ninguna información identificable sea divulgada a la persona adoptada. Todo padre biológico que se inscribe el 1° de enero de 2011 o después, completará el formulario llamado Preferencia del Padre Biológico e indicará allí su preferencia acerca de contactos.
Se permite la inscripción de las siguientes personas:
Ambas partes deberán dar su consentimiento para la publicación de los datos y deberán proveer suficientes datos relacionados con su identidad y con las circunstancias conocidas de la adopción o la entrega para que el registro pueda determinar que existe una “correspondencia”. Por ejemplo, una mujer que dio a su bebé para adopción hace 30 años y desea localizar a su hijo deberá presentar su formulario de consentimiento al Registro, y el hijo también deberá inscribirse con IARMIE y dar su consentimiento. Si solamente uno de los dos se inscribe en IARMIE, no se podrá intercambiar ninguna información.
Sí. El arancel para inscribirse en IARMIE es de $15. Sin embargo, el arancel no será cobrado si la persona que se inscribe también completa y presenta un Cuestionario de Intercambio de Datos Médicos y da su consentimiento para compartirlo con otras personas involucradas en la adopción. No se cobra ningún arancel para actualizar el archivo de cualquier persona inscripta en el Registro desde antes del 1º de enero de 2000.
No, sus datos todavía se guardan en la base de datos. Sin embargo, Ud. solamente acordó intercambiar su nombre y dirección. Si Ud. todavía no ha actualizado los datos, sugerimos que considere revisarlos según las nuevas provisiones de la ley. Si Ud. desea intercambiar algo más que su nombre y dirección, necesita completar formularios nuevos. (Pulse aquí para hallar información sobre cómo obtener formularios de IARMIE.) Lo animamos a completar el Cuestionario de Intercambio de Datos Médicos para agregar a su archivo los datos relacionados con la salud. No existe arancel para actualizar su archivo.
El Cuestionario del Intercambio de Datos Médicos es un formulario que contiene preguntas sobre enfermedades o condiciones que, según creen los médicos, pueden ser heredables o tener causas genéticas; es decir, enfermedades que suelen presentarse en más de una persona en una misma familia. Estas enfermedades y condiciones son de interés para otros familiares biológicos y sus médicos porque al estar informados sobre ellas, los familiares y sus médicos estarán atentos a ciertos indicios y síntomas y podrán dar pasos preventivos.
Los formularios pueden obtenerse de varias maneras:
Los formularios de este sitio de Internet están hechos en el formato PDF. Para ver los documentos PDF se necesita una copia del Software Adobe Acrobat Reader. Si Ud. baja tal “software” y luego sigue teniendo problemas para bajar el formulario, puede pedirlo(s) por correo electrónico, por fax o por correo.
Ud. puede llamar al Registro al 217-557-5159 o gratuitamente al 877-323-5299, y el personal lo ayudará con gusto a entender y completar los formularios. Ud. también puede ponerse en contacto con la agencia licenciada de adopción que asistió en la adopción, o con el Illinois Department of Children and Family Services (Departamento de Servicios para Niños y Familias de Illinois) si esta agencia asistió en la adopción. También se puede contactar al Court Supportive Services (Servicios de Apoyo a los Tribunales/Cortes) del condado donde ocurrió la adopción, o a Juvenile Division (División Juvenil) del Circuit Court (Tribunal/Corte de Circuito) donde ocurrió la adopción. Las direcciones y los números telefónicos de estas entidades pueden hallarse en muchos directorios telefónicos y bibliotecas públicas. Los empleados de esas entidades trabajan regularmente con casos de adopción y pueden ofrecer información y asistencia a aquellos individuos cuyas adopciones han manejado.
Complete el formulario apropiado de inscripción e identificación, el formulario de solicitud y el Formulario de Autorización de Intercambio de Datos o, si lo prefiere, el Formulario de Negación de Intercambio de Datos. También provea la identificación apropiada. En el formulario de inscripción e identificación se piden datos específicos que el personal del Registro necesita para localizar archivos, verificar relaciones y hallar correspondencias entre archivos. Varias versiones de este formulario están disponibles para personas adoptadas, personas entregadas, padres biológicos, padres adoptivos y tutores legales. El formulario de Autorización de Intercambio de Datos permite la publicación de los datos especificados por el solicitante para compartirlos con las personas autorizadas por el mismo. El formulario de Negación de Intercambio de Datos prohíbe la publicación de los datos a todas o a ciertas personas, según lo determine el solicitante. También se debe proveer identificación apropiada. Esta debe incluir una fotografía y haber sido emitida por una unidad del gobierno. Las formas aceptables de identificación incluyen una licencia de conductor, cédula de identificación estatal o federal, pasaporte o cédula de identificación militar. No se aceptan las tarjetas FOID (Identificación de Dueño de Arma de Fuego). Se deben presentar fotocopias legibles, no los documentos originales.
La Solicitud de Inscripción en IARMIE contiene espacios para declaraciones opcionales escritas que pueden compartirse con las personas designadas. No se permite que las declaraciones identifiquen a nadie más que al solicitante; si se identifica a otra persona, las declaraciones serán editadas o devueltas al solicitante. También se pueden presentar fotografías para ser compartidas con las personas designadas. Las fotografías no deben ser más grandes que 8.5 × 11 pulgadas (21,6 × 27,9 cm) y no deben identificar a ninguna persona salvo al solicitante.
Se puede presentar la solicitud por correo, por servicio ‘express overnight' (entrega al día siguiente) o en persona. Las solicitudes deben presentarse o enviarse a la siguiente dirección:
Cada persona que se inscribe en IARMIE deberá proveer suficientes datos para permitir que el personal del Registro localice los archivos que verifiquen el estado del solicitante y determine si se han archivado datos relacionados con la misma adopción. Si surgiera algún problema al verificar los datos, se tardará más en completar la inscripción y puede que se requieran datos adicionales. Toda la información que se presenta al Registro es confidencial según lo establece la ley. El personal del Registro y los gerentes superiores de la División del Registro Civil son las únicas personas que tienen el permiso de ver los archivos del Registro, y solamente con fines oficiales. Los archivos están seguros y bajo llave las 24 horas del día.
No. El Registro tiene la función de procesar los datos que se presentan de forma voluntaria y de encontrar correspondencias.
Si IARMIE no puede hacer una “correspondencia”, la persona que se registra tiene un número de opciones. Ya que cada situación es única, IARMIE no puede recomendarle un curso de acción específico, sin embargo, a continuación listamos las siguientes opciones:
Si se presenta un formulario de Negación del Intercambio de Datos, no se podrá publicar ninguna información que identifique a la persona. El Registro informará a la persona que presentó el formulario de Autorización de Intercambio de Datos que se ha hallado una correspondencia pero que no se puede publicar la información de identidad.
Una vez que la correspondencia ha sido verificada y revisada por el personal del Registro, la información se enviará por correo a cada solicitante simultáneamente a la última dirección que figura en su archivo. Este proceso tarda entre dos y tres semanas. Por favor, tenga en cuenta que a veces puede tardar un poco más dependiendo de la cantidad de personal disponible.
Sí. No se cobra ningún arancel para actualizar un archivo, pero se requerirá la identificación apropiada, así como cuando Ud. presentó su primera Solicitud de Inscripción en IARMIE.
¡Sí! Los datos publicados, y otras comunicaciones importantes acerca de su inscripción, se enviarán a la última dirección que se halle en su archivo. El Servicio Postal de EE.UU. sólo enviará cartas a una nueva dirección por un período limitado. Cuando Ud. cambia de domicilio, deberá enviar una carta a IARMIE. Incluya su dirección anterior, su dirección nueva, la fecha efectiva del cambio de dirección y la identificación, así como la envió cuando Ud. presentó su primera solicitud de inscripción.
El arancel es de $15 y debe pagarse con cheque o giro postal a “Illinois Department of Public Health”.
El formulario y arancel deben ser enviados por correo a: Illinois Department of Public Health, Division of Vital Records, Atención: IARMIE, 925 E. Ridgely Ave., Springfield, IL 62702-2737
Usted puede entregar personalmente su pedido y el arancel. Sin embargo, el acta de nacimiento original le será enviada por correo una vez que la investigación necesaria haya sido completada.
Usted puede completar y presentar el formulario de Negación del Intercambio de Datos con el programa de IARMIE. Aquellos que deseen presentar el formulario de Negación pueden llamar al 877-323-5299 para que el personal les explique qué formularios deben completarse y otras posibilidades.
Si, tendrá el mismo formato básico que su acta de nacimiento actual.
Usted recibirá una copia de su acta de nacimiento original en un papel que no contiene ningún sello estatal o relieve del sello estatal. Un documento no-certificado no puede usarse con propósitos de identificación y no se espera que sea admisible en una corte, tribunal o agencia gubernamental
Al momento de la finalización de la adopción, su acta de nacimiento original fue enmendada para reflejar la adopción y las copias del acta de nacimiento original del estado y del condado fueron enviadas a la oficina del Registro Civil del Departamento de Salud Pública en Illinois.
Un hijo mayor de 21 años o un cónyuge que es el padre de un hijo menor de 21 años de edad.
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