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Una persona de 18 años de edad o mayor, su padre o madre cuyo nombre aparece en el acta, o un tutor o representante legal del niño (en este caso se requiere la evidencia por escrito del tutelaje o de la representación legal) puede obtener el acta de nacimiento personal o la de su hijo o pupilo en la División del Registro Civil del Departamento de Salud Pública de Illinois (IDPH por sus siglas en inglés) o del funcionario del condado (county clerk en inglés) del condado donde ocurrió el nacimiento. (Lista de sitios de Internet de oficinas de registro civil de los condados y direcciones postales de funcionarios del condado – en inglés) Las actas de nacimiento registradas antes de 1916 deben obtenerse de la oficina del funcionario del condado. Se puede pedir una copia certificada del acta de nacimiento. Se cobra $15 por la primera copia y, si se piden a la vez copias adicionales de la misma acta, se cobra $2 por copia. Para pedir una certificación, la cuota es $10 por la primera copia y, si se piden copias adicionales del mismo archivo a la vez, se cobra $2 por copia. Para pedir un certificado conmemorativo de nacimiento, se cobra $40 por la primera copia y $5 por cada copia adicional del mismo archivo que se pida al mismo tiempo. Las actas pueden pedirse por Internet, por correo, por fax o en persona. Note por favor: Los pedidos recibidos por correo para obtener COPIAS CERTIFICADAS SOLAMENTE tardan aproximadamente entre tres y cuatro semanas en ser procesados, a partir de la fecha del recibo del pedido. (Note por favor: esto no incluye el tiempo que el correo necesita para reparto y entrega.)
Las actas de nacimiento no son archivos públicos. Solamente los siguientes individuos son elegibles para recibir copias certificadas:
Las copias sin certificación de archivos de nacimientos pueden ser obtenidas para propósitos genealógicos por personas que tal vez de otro modo no tengan derecho a recibir una copia certificada si la fecha de nacimiento de la persona precede la fecha actual por 75 años o más. Las actas de nacimiento registradas antes de 1916 deben obtenerse del funcionario del condado (county clerk en inglés). (Lista de sitios de Internet de oficinas de registro civil de los condados y direcciones postales de funcionarios del condado – en inglés). Una copia CERTIFICADA de un acta de nacimiento de un individuo fallecido que ocurrió hace menos de 75 años, puede estar disponible para individuos elegibles que completan una solicitud especial y presentan evidencia de la muerte. Una copia GENEALÓGICA de un acta de nacimiento de un individuo fallecido que ocurrió hace más de 75 años, puede estar disponible para individuos elegibles que completan una solicitud especial y presentan evidencia de la muerte. La elegibilidad se determinará luego de recibir y revisar la documentación presentada. Ud. puede pedir esta solicitud especial enviando un mensaje a dph.vitalrec@illinois.gov o escribiendo a:
Si usted no tiene una tarjeta de identificación actual con fotografía, como una licencia de conducir o identificación con fotografía emitida por el estado, para probar su identidad necesitaremos DOS tipos de documentación con su nombre, uno de los cuales debe mostrar su dirección actual. UNO de los documentos puede ser una cuenta (‘bill’) u otro tipo de correspondencia. El OTRO documento debe ser uno de los listados a continuación:
La matrícula consular emitida después de octubre del 2006 se acepta como documento. Sin embargo, si fue emitida antes de octubre del 2006, necesitaremos UN documento más que compruebe la dirección actual como se explica más arriba. Si usted no tiene ninguno de los artículos de la lista, por favor envíe una copia de una cuenta (‘bill’) actual (de electricidad, teléfono celular, agua, etc.) que muestre su nombre y dirección. Si su licencia de conducir está vencida pero tiene una etiqueta de extensión en la parte de atrás, debe enviarnos copia de ambos lados de la licencia. Si tiene una licencia de conducir que no tiene más de seis meses de vencimiento, necesitaremos UN documento más que muestre su nombre y dirección actual. Si usted está preso, puede enviarnos una copia fechada de su hoja de resumen de admisión a la prisión que contenga su fotografía. Si ha sido liberado de la prisión en los últimos seis meses, aceptaremos una copia de los documentos de su liberación junto a la identificación de la prisión con su fotografía. Si usted nos está escribiendo desde una agencia estatal o federal, puede enviarnos una copia de su divisa de trabajo. Si usted nos está escribiendo desde un hospital, puede enviarnos una copia de su divisa de trabajo. LAS TARJETAS DE SEGURO SOCIAL NO SON ACEPTABLES.
En su sentido más amplio, la custodia significa el cuidado físico de un niño o de un adulto. A menos que Ud. sea el padre o la madre del niño o de otro modo tenga la autoridad legal para representar al mismo, no tendría el derecho a recibir el acta de nacimiento. En cambio, el tutelaje se obtiene mediante un nombramiento de parte de un tribunal y le otorga el derecho a recibir una copia del acta de nacimiento.
Se cobra $15 por la primera copia certificada del acta de nacimiento, y se cobra $2 por copia si se piden copias adicionales de la misma simultáneamente. Se cobra $10 por la primera copia de una certificación, y se cobra $2 por copia si se piden a la vez copias adicionales de la misma certificación. Se cobra $40 por un certificado conmemorativo de nacimiento, y se cobra $5 por copia si se piden a la vez copias adicionales del mismo certificado.
Sí, se puede utilizar una tarjeta de crédito. Solamente en el caso de las transacciones con tarjetas de crédito, se cobra un arancel de tramitación adicional de $10. Si se pide que los formularios se le envíen por correo de un día a otro, se cobrará un arancel extra de $19.50 por UPS para direcciones dentro de los Estados Unidos; se cobrará un arancel adicional para los pedidos fuera del país. Un arancel de $3 se aplicará a cada persona adicional en un pedido grupal. Los archivos pueden pedirse por Internet y por fax.
El arancel se cobra al personal militar. La ley de Illinois permite únicamente que se dejen de cobrar los aranceles por copias certificadas de archivos necesarios para obtener las prestaciones para veteranos. El pedido de estas copias debe ser presentado por la Administración de Veteranos de los Estados Unidos o por cualquier organización acreditada de veteranos, para que las mismas se utilicen para determinar la elegibilidad de una persona para recibir las prestaciones disponibles de dicha organización; en cambio, la evidencia de la necesidad de las mismas debe presentarse junto con su solicitud.
Sí. Se ofrecen tres clases de actas de nacimiento:
Sí. Pulse aquí para ver más información acerca de hacer pedidos por Internet.
Si Ud. necesita un servicio rápido, puede hacer un pedido por Internet o por fax. Se cobran aranceles adicionales por utilizar una tarjeta de crédito y por la entrega por UPS al día siguiente con devolución.
Los formularios de nuestro sitio de Internet tienen el formato PDF. Para mirar documentos en este formato, Ud. necesita el software Adobe Acrobat Reader. Si Ud. ha bajado este software y sigue teniendo problemas para bajar el formulario, y si prefiere no hacer su pedido por Internet, puede pedir el archivo escribiéndonos a la siguiente dirección:
La carta deberá incluir lo siguiente:
No, un archivo enviado por fax o por correo electrónico no es válido. Las actas de nacimiento solamente pueden recogerse en persona o pueden enviarse por correo postal o por UPS para la entrega al día siguiente con devolución (por un arancel). Se requiere la firma de un adulto para que los formularios sean entregados por UPS. Podemos enviar formularios por UPS a su lugar de empleo. El UPS no puede enviar nada a las cajas postales o casillas de correo.
Se puede obtener el acta de nacimiento de la División del Registro Civil del Departamento de Salud Pública de Illinois o del funcionario del condado (county clerk en inglés) donde ocurrió el nacimiento (Lista de sitios de Internet de oficinas de registro civil de los condados y direcciones postales de funcionarios del condado – en inglés); sin embargo, el Departamento del Índice (Index Department en inglés) del Secretario del Estado de Illinois emite la apostilla. Esta es un certificado especial de autenticación que requieren ciertos países para verificar la legitimidad de un documento. El acta de nacimiento necesita enviarse al Departamento del Índice para la autenticación. Se puede hallar información sobre los costos y los procedimientos para obtener una apostilla visitando el sitio de Internet del Secretario de Estado de Illinois o llamando al 800-252-8980. Como servicio a sus clientes, el personal de la División del Registro Civil enviará un acta de nacimiento pedida del Departamento de Salud Pública de Illinois a la oficina del Secretario de Estado de Illinois para que esta adjunte la apostilla, sI Ud. presenta los datos necesarios para procesar el pedido (vea el sitio de Internet del Secretario de Estado de Illinois) Y si Ud. incluye UN CHEQUE SEPARADO DESTINADO A “SECRETARY OF STATE” para el arancel requerido para la apostilla. Si Ud. no envía un cheque separado, solamente se procesará su pedido del acta de nacimiento. Ud. entonces tendrá que enviar el certificado directamente a la oficina del Secretario de Estado de Illinois para obtener la apostilla.
La División del Registro Civil del Departamento de Salud Pública de Illinois no ha utilizado un sello grabado en relieve desde 1985. Todas las copias certificadas de actas emitidas por esta oficina llevan adjuntos los sellos del estado y del Departamento de Salud Pública. Las copias están grabadas en relieve en los ángulos inferiores derecho e izquierdo. La textura puede palparse con los dedos. Estas copias certificadas son válidas para todos los propósitos legales.
Si no existe ningún archivo de su nacimiento al nivel del condado ni del estado, se puede crear un archivo demorado de nacimiento (delayed record of birth en inglés). Este proceso suele comenzar con el pedido de una búsqueda de un acta de nacimiento. Se puede completar una Solicitud de Búsqueda de Actas de Nacimientos o se puede presentar por escrito un pedido con los datos de su nacimiento, según Ud. los conoce, a IDPH junto con un cheque o giro postal destinado a “Illinois Department of Public Health” (no envíe dinero en efectivo) por el arancel de búsqueda de $15. El personal realizará una búsqueda de los índices para hallar su acta de nacimiento y si no puede localizarla, le enviará una “Certificación de que el acta no fue encontrada.”
Una “Certificación de que el acta no fue encontrada” es un documento (certificado) emitido por nuestra oficina con el sello del estado de Illinois en relieve, que indica que esta oficina no pudo encontrar el acta de nacimiento solicitada.
Muchas agencias aceptarán esta Certificación junto a documentos adicionales tales como: archivos de bautismo, expediente de la escuela secundaria, solicitudes para el seguro social, etc. Puede ser más beneficioso para la agencia si usted le presenta el documento más antiguo, por ejemplo expedientes infantiles, en vez de documentos más recientes (como licencia de matrimonio). Por favor vea más abajo la guía de documentos sugeridos para presentar a otra agencia como documentos adicionales que comprueben los hechos del nacimiento. Por favor recuerde: Nosotros no podemos garantizar que ninguna agencia aceptará la Certificación de que el acta no fue encontrada emitida por el estado de Illinois.
Si la “Certificación de que el acta no fue encontrada” es inaceptable para el propósito esperado, por favor devuélvala a nuestra oficina dentro del año de la fecha de emisión y contáctenos acerca de otras opciones que pueden estar disponibles.
Usted deberá hacer un nuevo pedido con el arancel y la documentación necesaria para comprobar los hechos del nacimiento.
Para establecer un archivo demorado, se necesitan presentar varias formas de evidencia documental para verificar cada dato presentado en el acta de nacimiento. Para ser utilizados, dichos documentos deben haberse creado hace al menos cinco años, si la persona tiene más de siete años de edad al momento de hacer el pedido. Se pueden utilizar los siguientes documentos:
No se pueden devolver los aranceles de búsquedas. La mayoría de los reembolsos se dan cuando los solicitantes no pueden proveer los documentos necesarios para completar el pedido. Si Ud. cree que califica para recibir un reembolso, escríbanos a la siguiente dirección:
La División del Registro Civil sólo guarda actas de nacimientos que ocurrieron en Illinois, y las de niños nacidos en el extranjero que fueron adoptados en Illinois. En el sitio de Internet del National Center for Health Statistics (Centro Nacional de Estadísticas de la Salud) se puede obtener información acerca de las maneras de obtener actas de otros estados o territorios de los Estados Unidos. Para hallar información acerca de cómo obtener actas de nacimiento de otros países, póngase en contacto con la embajada o el consulado más cercano en los Estados Unidos del país donde ocurrió el nacimiento. En el sitio de Internet del U.S. State Department (Departamento del Estado de EE.UU.) se pueden hallar las direcciones y los números telefónicos de las oficinas consulares en los Estados Unidos.
Todos los pedidos para investigaciones se han suspendido hasta nuevo aviso. Los investigadores de buena fe que buscan datos o certificados confidenciales del Registro Civil deberán entregar todos sus pedidos por escrito a la División del Registro Civil del Departamento de Salud Pública de Illinois, y los pedidos deberán ser aprobados por el Registrador Estatal (el director del Departamento de Salud Pública). El pedido deberá incluir un protocolo del estudio que abarque los objetivos de la investigación; la justificación de la investigación, incluyendo la literatura científica que justifique la propuesta actual; los métodos generales de estudio, incluyendo copias de formularios, cuestionarios y formularios de consentimiento que se utilizarán para contactar a entidades, médicos o sujetos para el estudio; métodos del procesamiento de datos; medidas de almacenaje y seguridad de datos para mantener la confidencialidad de la información que identifica a la persona registrada y a los progenitores; el plazo de tiempo del estudio; una descripción de la fuente de fondos del estudio (por ej., un contrato federal) y el currículum vitae del investigador principal junto con una lista de los colaboradores. Además, el pedido de investigación deberá especificar los datos requeridos de identificación y la manera en que los mismos serán utilizados. Las actas de nacimiento y otra información de identificación no pueden publicarse sin el consentimiento informado de la madre a quien el archivo concierne.
No, se requiere el arancel de búsqueda de antemano para el procesamiento de todos los pedidos. En el caso de datos de nacimientos y defunciones, también hay requisitos de elegibilidad.
No se permite que el personal busque su archivo de nacimiento para comunicarle este dato. Ud. necesitará presentar un pedido para recibir su acta de nacimiento. Nota: Antes del 1º de julio de 1959, los nacimientos y las defunciones debían registrarse según el horario estándar, aunque el evento ocurriera en una comunidad que observaba el horario de verano. El 1º de julio de 1959 entró en vigencia una nueva ley que legalizó el horario de verano como el horario estándar del estado entre las 2:00 a.m. del último domingo del abril y las 2:00 a.m. del último domingo de octubre. Desde el 1º de julio de 1959, todos los nacimientos y todas las defunciones se registran según el horario actual. Correcciones
Ud. puede indicar los cambios deseados en la Declaración Jurada y Certificado de Corrección y enviarla junto con el arancel requerido de $15 y una copia de su ID con fotografía , al Illinois Department of PublicHealth, Division of Vital Records, 925 East Ridgely Ave., Springfield, IL 62702-2737. Esto le da el derecho a recibir una certificación de su archivo de nacimiento (un resumen computarizado de los datos de su nacimiento) sin cost o adiciona l . Destine su cheque o giro postal a “Illinois Department of PublicHealth” (no envíe dinero en efectivo). Cuando se piden a la vez copias adicionales del acta corregida, estas cuestan $2 por copia. Las correcciones importantes del acta requerirán la evidencia documental para mantener la integridad del certificado. En ciertos casos se puede requerir más de un documento. Los documentos que constituyen evidencia de los datos incluyen los siguientes:
Si Ud. tiene problemas para bajar la Declaración Jurada y Certificado de Corrección , puede enviar un pedido por escrito a la División del Registro Civil. Incluya el nombre al nacimiento, la fecha y el lugar de nacimiento e información de los padres incluyendo el apellido de soltera de la madre . Luego indique los datos que necesitan corregirse. Note por favor: Actualmente, los pedidos recibidos por correo de CUALQUIER CORRECCIÓN O CAMBIO a las actas de nacimientos que llevan adjuntos el arancel adecuado, tardan entre 8 y 10 semanas en procesarse, a partir de la fecha de recibido el pedido.
La Ley del Registro Civil nos exige corregir todos los archivos del registro civil tachando con una línea los datos incompletos o incorrectos. Esto se llama “interlineación”. Los datos correctos entonces se escriben encima o al lado del dato corregido. Este proceso tiene el propósito de identificar claramente los cambios en el archivo, para preservar la integridad del acta. Una certificación de su acta de nacimiento (un resumen computarizado de los datos de su nacimiento) no contiene la interlineación; solamente presenta los datos correctos y la fecha en que se enmendó el acta. Como parte del proceso de corrección, se provee una certificación de su archivo de nacimiento. Se puede comprar una certificación por $10. Cuando se piden a la vez copias adicionales de la certificación, estas cuestan $2 por copia.
No, no se cambia automáticamente el apellido del niño. Si se utilizan los formularios del Reconocimiento Voluntario de Paternidad, existe un espacio en el formulario para cambiar el apellido del niño. Si se utilizan formularios de legitimación, estos también tienen un espacio para cambiar el apellido. Si los padres tienen una orden administrativa o emitida por un tribunal sobre la paternidad, ambos padres necesitarán firmar un pedido separado por escrito para cambiar el apellido de su hijo. Los padres tienen un plazo de un año, contando desde la fecha en que la paternidad fue establecida por el tribunal o en forma administrativa. Si los padres reciben una orden del tribunal que indique un cambio del apellido, entonces no necesitan firmar también un pedido por escrito para cambiar el apellido. El pedido por escrito de los padres, o la orden del tribunal, debe mostrar cómo debe escribirse el nombre del niño en la nueva acta de nacimiento.
Para dar a un niño el apellido de su padre, se puede utilizar el proceso de legitimación o de paternidad. En el formulario de legitimación, utilizado para agregar el nombre del padre biológico cuando é ste se casa con la madre después del nacimiento de su hijo, aparece un espacio para indicar el deseo de cambiar el apellido del niño. Pulse aquí para hallar más información sobre las legitimaciones. Si la paternidad es fue establecida por una orden administrativa o emitida por un tribunal, Ud . cada uno de los padres necesitará completar una Declaración Jurada y Certificado de Corrección solicitando el cambio de apellido de su hijo dentro del primer año después de la fecha en que la paternidad fue establecida por el tribunal o en forma administrativa. La Declaración Jurada y Certificado de Corrección debe indicar el nombre del niño como debe escribirse en la nueva acta de nacimiento. El pedido debe presentarse a la División del Registro Civil del Departamento de Salud Pública de Illinois con la orden administrativa o una copia certificada de la orden del tribunal, copia de su ID con fotografía y el arancel necesario. Si se necesita cambiar el apellido debido a algún error, esto debe hacerse mediante el proceso de corrección. La siguiente pregunta trata sobre los cambios de nombre o de apellido mediante una orden emitida por un tribunal.
Si Ud. ha realizado un cambio legal de su nombre, necesitará enviar una copia certificada de la orden final emitida por el tribunal, la Declaración Jurada y Certificado de Corrección , una copia de su ID con fotografía y un cheque o giro postal destinado a “Illinois Department of Public Health” (no envíe dinero en efectivo) por el arancel requerido de $15. Si se piden a la vez copias adicionales de la certificación, estas cuestan $2 por copia. Note por favor: Actualmente, los pedidos recibidos por correo de CUALQUIER CORRECCIÓN O CAMBIO a las actas de nacimiento que llevan adjuntos el arancel adecuado y el ID , tardan entre 8 y 10 semanas en procesarse, a partir de la fecha de recibo del pedido. La dirección postal es la siguiente:
Si Ud. no tiene una copia certificada de la orden final emitida por el tribunal, se puede obtener una en la oficina del funcionario del tribunal de circuito (circuit clerk en inglés) en el condado donde se otorgó el cambio. ( Pulse aquí para hallar una lista de los funcionarios de tribunales de circuito ) (NOTE POR FAVOR: el archivo se cambiará mediante el uso de interlineación. Vea la pregunta: ( ¿Por qué se hacen correcciones en mi acta de nacimiento tachando con una línea los errores y escribiendo a máquina los datos nuevos encima? )
Remítase a la información referente a este tema en www.idph.state.il.us/vitalrecords_sp/gender.htm. Certificados conmemorativos de nacimiento
El certificado conmemorativo de nacimiento es un archivo oficial del nacimiento de 9 pulgadas (22,9 cm) de ancho y 20 pulgadas (50,8 cm) de largo. El gobernador y el Registrador Estatal lo firman, y se ha diseñado con el propósito de ser usado como recuerdo para marcar el inicio de una nueva vida. El gobernador y la Asamblea General legislativa han dirigido que los fondos procedentes de la venta de estos documentos se dividan igualmente entre el Fondo de Prevención del Abuso Infantil de Illinois y la Coalición de Illinois para Combatir la Violencia Doméstica.
Según la ley de Illinois, los individuos elegibles para recibir una copia de un acta de nacimiento pueden ser una persona de 18 años de edad o mayor, su padre o madre cuyo nombre aparece en el acta, o un tutor o representante legal del niño (se requiere la evidencia por escrito del tutelaje o la representación legal). Los certificados conmemorativos de nacimiento no están disponibles para aquellas personas cuyos archivos se registraron antes de 1916. Si Ud. pide el certificado como regalo pero no es elegible para recibirlo, la División del Registro Civil enviará el certificado a la persona elegible. Ud. deberá informarnos del nombre y la dirección postal de la misma. Baje esta solicitud en formato PDF, escriba los datos requeridos e imprima la solicitud. La cuota de un certificado conmemorativo de nacimiento es $40 por la primera copia y $5 por cada copia adicional del mismo certificado que se pida a la vez. Destine los cheques o giros postales a “Illinois Department of Public Health” (no envíe dinero en efectivo) y envíe la solicitud y el pago a:
*Asegúrese de incluir una copia legible de su tarjeta válida de identificación con fotografía Si no la envía, o está vencida o poco legible, su pedido le será devuelto sin procesar. Por favor, tenga en cuenta que el certificado puede tardar entre seis y ocho semanas en llegarle por correo. La paternidad y las legitimaciones
Debido a los varios factores que pueden estar involucrados, por favor dénos la información específica de su situación enviándonos un mensaje electrónico a dph.vitalrec@illinois.gov o una carta a la siguiente dirección:
No, no se cambia automáticamente el apellido del niño. Si se utilizan formularios de legitimación, estos tienen un espacio para cambiar el apellido. Si los padres tienen una orden administrativa o emitida por un tribunal sobre la paternidad, cada uno de los padres necesitar á completar una Declaración Jurada y Certificado de Corrección solicitando el cambio de apellido de su hijo. Los padres tienen un plazo de un año, contando desde la fecha en que la paternidad fue establecida por el tribunal o en forma administrativa. Si los padres obtienen una orden del tribunal que indique un cambio del apellido, deberán enviar una copia certificada de la orden del tribunal pidiendo el cambio de apellido junto a la Declaración Jurada y Certificado de Corrección , copia de su ID con fotografía y el arancel necesario . La Declaración Jurada y Certificado de Corrección o la orden del tribunal, debe mostrar cómo debe escribirse el nombre del niño en la nueva acta de nacimiento.
Se puede obtener una copia certificada del formulario de Reconocimiento Voluntario de Paternidad llamando al 800-447-4278 para pedirla. No se cobra ningún arancel por la copia.
Una legitimación se realiza cuando los padres biológicos de un niño se casan después del nacimiento de su hijo y desean agregar el nombre del padre al acta de nacimiento. Se requiere que los padres envíen a la División del Registro Civil del Departamento de Salud Pública de Illinois un formulario completo de legitimación (que puede obtenerse de la División del Registro Civil); una copia certificada de su archivo de matrimonio (el cual se puede obtener en la oficina del funcionario del condado –county clerk en inglés– donde se celebró el matrimonio; Pulse aquí para hallar una lista de las oficinas locales de los funcionarios de condados); y un cheque o giro postal (no envíe dinero en efectivo) por el arancel requerido de $15. Destine su cheque personal o giro postal a “Illinois Department of Public Health”. Note por favor: Actualmente, los pedidos recibidos por correo de legitimaciones y paternidades, y que llevan adjuntos el arancel adecuado y el ID, tardan entre 5 y 6 semanas en procesarse, a partir de la fecha de recibo del pedido. La dirección postal es:
Esto requiere una orden emitida por un tribunal ya que estos formularios se hallan guardados en un archivo sellado.
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